In der Welt des E-Commerce gewöhnen wir uns oft an Werkzeuge, die uns scheinbar helfen, die Arbeit zu organisieren, sich bei näherem Hinsehen jedoch als Krücken für unvollkommene Prozesse entpuppen. Aufgaben-Tracker sind ein gutes Beispiel dafür. Sie entstanden, weil die Arbeit mit Content in Online-Shops schon immer chaotisch war – und dieses Chaos musste irgendwie festgehalten und strukturiert werden.
Nehmen wir einen beliebigen Shop, besonders einen, der mit mehreren Lieferanten arbeitet: Täglich gehen dort Dutzende, manchmal sogar Hunderte von Produktdaten durch die Hände der Content-Manager. Ein neues Produkt muss angelegt, technische Daten überprüft, Fotos und Beschreibungen ergänzt, Kategorien zugeordnet, Bestände abgeglichen und Preise angepasst werden. Auf den ersten Blick wirkt das einfach, in der Praxis ist es jedoch eine ganze Kette von Abstimmungen, Prüfungen und Nacharbeiten.
Damit dieser Prozess nicht auseinanderfällt, haben Shops jahrelang Task-Tracker eingeführt. Trello, Asana, Jira, Bitrix24 – egal welches Tool, die Logik ist immer dieselbe: eine Aufgabenkarte anlegen, einen Verantwortlichen zuweisen, eine Deadline setzen, warten, prüfen, zur Nachbearbeitung zurückschicken. Und so für jedes einzelne Produkt.
Die Illusion der Kontrolle
Die größte Falle dabei ist, dass ein Tracker eine Illusion von Kontrolle erzeugt. Es scheint, als sei alles unter Aufsicht, weil jede Aufgabe einen Status und einen Verantwortlichen hat. Doch schneller oder einfacher wird der Prozess dadurch nicht. Im Gegenteil: Im E-Commerce erfolgt die Content-Bearbeitung oft in Wellen. Heute liefert der Lieferant 200 Artikel, morgen 50 und in einer Woche 1000. Und schon hängt auf dem Aufgabenboard ein Berg von Karten, der physisch nicht schnell abzuarbeiten ist.
Was machen die Shops? Sie splitten die Arbeit auf: Priorität haben teure Produkte oder Bestseller, der Rest „hängt fest“. Am Ende erscheinen Teile des Sortiments mit Verzögerung oder gar nicht im Shop. Das bedeutet, dass man schon auf der Ebene der Produktmatrix gegen die Konkurrenz verliert – obwohl auf dem Papier „alles unter Kontrolle“ scheint.
Praxisbeispiel: wenn ein Tracker bremst statt hilft
In einem großen Elektronik-Shop sah der Aufgaben-Tracker aus wie ein Schlachtfeld. Eine Spalte „Neue Produkte“, eine Spalte „In Bearbeitung“, eine Spalte „Prüfung“, eine Spalte „Bereit zur Veröffentlichung“. Klingt ordentlich – doch im Inneren hingen Karten zu Produkten, die der Lieferant bereits vor zwei Monaten übermittelt hatte.
Warum? Weil sich während der gesamten Bearbeitungskette Preise, Bestände und sogar Fotos geändert hatten. Man musste von vorne anfangen. Der Tracker war nicht schuld – er spiegelte nur wider, wie veraltet der Prozess selbst war.
Wann ein Tracker überflüssig wird
Stellen Sie sich vor, es gäbe diese manuelle Kette gar nicht. Der Lieferant liefert den Feed – das System nimmt ihn automatisch entgegen, verarbeitet ihn, normalisiert die Daten, ergänzt Fotos, ordnet Kategorien zu, prüft Duplikate und erstellt eine fertige Produktkarte, die bereits den Standards Ihres Shops entspricht.
Das ist keine Fantasie – genau das macht NotPIM.com. Wir eliminieren die eigentliche Ursache, warum Content-Teams Tracker benötigen. Es gibt keine Aufgabe „Produktkarte erstellen“ – weil sie bereits erstellt ist. Keine Aufgabe „Bestände abgleichen“ – weil Bestände immer aktuell sind. Keine Aufgabe „Foto austauschen“ – weil Bilder automatisch geprüft und korrekt hochgeladen werden.
Statt Dutzenden kleiner Aufgaben, die ständig im Tracker „brennen“, haben Sie eine große Integration, die von selbst funktioniert.
Neues Format für das Content-Team
Wenn die Routinebearbeitung automatisiert ist, hört das Content-Team auf, eine „Fabrik für Produktkarten“ zu sein. Es verwandelt sich in ein strategisches Zentrum, das darüber nachdenkt, wie das Sortiment erweitert, Kategorien gestärkt und die User Experience verbessert werden kann. Mitarbeiter sind nicht länger „Zahnräder“ im Mechanismus, sondern die Köpfe, die die Richtung der Shop-Entwicklung steuern.
Und hier liegt der entscheidende Unterschied: Ohne Tracker wird es nicht komplizierter. Im Gegenteil – eine Schicht unnötiger Bürokratie verschwindet, und das Team kann sich auf das konzentrieren, was wirklich die Verkäufe beeinflusst.
Aber es gibt auch andere Prozesse
Ja, Marketing, Logistik, Preisgestaltung – das sind große Bereiche, in denen Tracker und PIM-Systeme weiterhin sinnvoll bleiben. Wir behaupten nicht, dass Tracker als Ganzes überholt sind. Doch wenn es speziell um Produkt-Content geht – Tracker haben nur die Folgen verwaltet, nicht die Ursache der Probleme. NotPIM.com eliminiert das Problem selbst.
Und genau hier kann man ehrlich sagen: „Das Content-Team in der Form, wie es bisher existierte, wird nicht mehr gebraucht.“ Denn mit einer richtig aufgebauten Integration muss ein Shop keine Armee von Content-Managern und Tracker-Administratoren beschäftigen, nur um „das Schaufenster aktuell zu halten“.