CSV-Format: Wie man Produktdaten strukturiert Für den E-Commerce bleibt CSV eines der beliebtesten Austauschformate. Es ist einfach, wird von fast allen Systemen verstanden — von CMS und ERP bis hin zu Marktplätzen — und erfordert keine komplexen Tools zum Lesen. Doch hinter dieser Einfachheit verbirgt sich eine ganze Reihe von Problemen. Sobald mehrere Lieferanten mit unterschiedlichen Gewohnheiten und Vorlagen ins Spiel kommen, beginnt auf Händlerseite das Chaos. Einer verwendet Kommas als Trennzeichen, ein anderer Semikolons, ein dritter sendet die Datei im Tabellenformat, aber mit einer Kodierung, die Ihre Website nicht versteht. Das Ergebnis: Anstatt einer schnellen Integration verbringen Sie Stunden oder sogar Tage mit manueller Vorbereitung.
1. Warum CSV immer noch beliebt ist
Der Grund für die Langlebigkeit von CSV ist einfach: Dieses Format ist selbst für diejenigen zugänglich, die mit Programmierung nichts zu tun haben. Die Datei lässt sich in Excel oder Google Sheets öffnen, bearbeiten und erneut exportieren. Es „passt“ sich leicht in alle Systeme ein, was es zu einem universellen Werkzeug macht.
Genau diese Universalität schafft jedoch auch Schwierigkeiten. Es gibt keinen strengen internationalen Standard, der die Reihenfolge der Felder, das Werteformat und die zulässigen Trennzeichen festlegt. Daher können zwei äußerlich ähnliche CSV-Dateien völlig unterschiedliche Strukturen haben. Für die Integration bedeutet das, die Daten an einheitliche Regeln anpassen zu müssen — also Zeit und Ressourcen für Routinearbeit zu investieren.
2. Wo beginnen die Schwierigkeiten
Sobald ein Online-Shop mit mehreren Lieferanten arbeitet, wird die Inkompatibilität der Dateien offensichtlich. Spaltentrennzeichen stimmen nicht überein, und die Spalten selbst können unterschiedlich benannt sein. Dort, wo Sie „Bezeichnung“ erwarten, steht beim Partner vielleicht „Title“ oder „Product name“. In einer Datei sind die Preise als „1000“ angegeben, in einer anderen als „1 000 RUB“, was die automatische Erkennung stört. Manchmal gibt es auch Uneinigkeit bei den Maßeinheiten: Ein Lieferant liefert Maße in Zentimetern, ein anderer in Millimetern.
Die Kodierung fügt ein weiteres Problem hinzu. Unterschiedliche Systeme exportieren Dateien in verschiedenen Kodierungen, und wenn eine davon nicht kompatibel mit Ihrem System ist, verwandelt sich der Text in unlesbare Zeichen. Zusätzlich lassen manche Lieferanten wichtige Felder einfach weg, ohne die sich keine vollständige Produktkarte erstellen lässt, z. B. eine eindeutige ID oder einen Link zum Foto.
3. Wie man CSV für die Integration richtig strukturiert
Damit CSV wirklich ein zuverlässiges Werkzeug wird, sollte der Shop im Voraus einen Satz obligatorischer Felder festlegen und einheitliche Regeln für deren Befüllung fixieren. Bezeichnungen sollten konsistent sein, Werte einheitlich formatiert: Preise ohne überflüssige Zeichen, Daten in einem Standardformat, Marken und Kategorien aus einem genehmigten Verzeichnis. Ebenso sollte man sich auf ein Trennzeichen einigen und die Wahl der Kodierung festschreiben — der universelle Standard bleibt UTF-8.
Ein wichtiger Punkt: Jede Eigenschaft muss in einer eigenen Spalte gespeichert werden. Wenn Größen, Farben und Materialien in einem Feld kombiniert werden, wird die automatische Verarbeitung kompliziert und unzuverlässig. Durch die Trennung erleichtern Sie nicht nur die Integration, sondern schaffen auch die Grundlage für eine präzisere Produktfilterung auf der Website. All dies klingt nach offensichtlichen Regeln, doch in der Praxis erfordert ihre Einhaltung ständige Kontrolle.
4. Automatisierung vs. manuelle Routine
Selbst der beste Leitfaden hilft nicht, wenn Sie es mit Dutzenden von Lieferanten mit unterschiedlichem Automatisierungsgrad zu tun haben. Die manuelle Bereinigung von Dateien wird zur Daueraufgabe: Jede neue Preisliste muss angepasst, überflüssige Leerzeichen entfernt, die Kodierung korrigiert und Spaltennamen umgeschrieben werden.
Hier entfaltet Automatisierung ihre volle Wirkung. NotPIM nimmt beispielsweise CSV-Dateien in jeder Form entgegen und bringt sie in einen einheitlichen Standard. Das System erkennt und korrigiert Trennzeichen, konvertiert die Datei in die richtige Kodierung, ordnet die Spalten gemäß den Shop-Anforderungen neu. Fehlende Daten werden mit Beschreibungen, Merkmalen und Fotos angereichert, und falsche Werte werden ins richtige Format umgewandelt. Am Ende erhält der Shop einen fertigen Katalog, der ohne manuelle Nachbearbeitung hochgeladen werden kann.
5. Was bringt ein richtiger CSV-Prozess für das Business
Ein strukturierter und automatisiert verarbeitbarer CSV verkürzt die Zeit bis zur Veröffentlichung der Produkte im Shop erheblich. Statt mehrere Tage mit Korrekturen und Prüfungen zu verbringen, können die Produktkarten schon wenige Stunden nach Erhalt der Datei vom Lieferanten im Katalog erscheinen. Das erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit auf Marktveränderungen und erlaubt eine schnellere Einführung von Neuheiten.
Ein einheitlicher Standard reduziert außerdem Fehler: Keine Karten mehr mit leeren Beschreibungen, falschen Preisen oder unzutreffenden Merkmalen. Der Katalog wirkt konsistent und professionell, was sich positiv auf die Markenwahrnehmung auswirkt. Und nicht zuletzt sinken die Kosten für manuelle Arbeit, da das System den Großteil der Routineaufgaben übernimmt.
6. Fazit
CSV ist ein Werkzeug, das bei richtiger Prozessorganisation zu einer zuverlässigen Grundlage für die Arbeit mit Produktdaten werden kann. Die Probleme entstehen nicht durch das Format selbst, sondern durch fehlende Struktur und uneinheitliche Regeln. Mit zusätzlicher Automatisierung, wie sie NotPIM bietet, lassen sich chaotische Dateien verschiedener Lieferanten in einen einheitlichen, sauberen und sofort veröffentlichungsfähigen Katalog verwandeln. Im E-Commerce, wo Geschwindigkeit und Datenqualität direkt die Verkäufe beeinflussen, ist das ein Wettbewerbsvorteil, den man kaum überschätzen kann.